ويشارك في الاجتماع، الذي ينعقد باستضافة وكالة انباء الجمهورية الاسلامية (ارنا)، الرؤساء والمساعدون وكبار المدراء في وكالات الانباء الاعضاء في الرابطة التي تغطي اكثر من ثلثي سكان العالم.
ويحضر اجتماع طهران مدراء ۱۹ وكالة انباء من روسيا واذربيجان والصين وقطر وتركيا وعمان ومنغوليا وكوريا الجنوبية وكازاخستان واليابان وباكستان وفيتنام واندونيسيا وماليزيا والعراق وسوريا ولبنان وبلغاريا.
يشار الى ان رابطة وكالة الانباء في آسيا واوقيانيا تأسست في عام ۱۹٦۱ بهدف تسهيل الخدمات الاعلامية بين بلدان المنطقة بدعم من منظمة يونسكو وتضم حاليا ٤٤ وكالة انباء من ۳٥ بلدا في آسيا واوقيانيا.